Key Features of Effective Database Management System Guidelines for Assisting Asnaf - Individuals in Need (GAIN)

Abstract

The use of mobile smartphone applications has been proven to enhance management efficiency and holds significant potential for widespread adoption in the administration of data related to individuals in need within this country which known as asnaf. The implementation of a systematic and effective database management system enables better organization of asnaf data, helping NGOs efficiently identify and support those in need through mobile smartphone technology. Therefore, this study identifies the factors involved in determining the features of a database management system application specifically designed for the storage of data on individuals in need and develops a guideline for the effective features of such applications. This study employs a qualitative research design. A total of 12 participants from 8 NGOs/agencies were interviewed using semi-structured interviews. The analysis of the study’s findings using ATLAS.ti software had identified six factors that influence the determination of database management system application features that can drive the effectiveness of NGO and government agency management in systematically handling data for individuals in need. These factors include the application’s objectives and requirements, system functionality, data security assurance, application or system costs, system maintenance, and user manuals and instructions. The implications of this study have resulted in the development of an effective data management system application guideline, the Database Management System Guidelines for Asnaf - Individuals in Need (GAIN), as a reference for NGOs/agencies involved in providing support to those in need.

Keywords: Data management; guidelines; asnaf; smartphone applications; social works

ABSTRAK

Penggunaan teknologi telefon pintar dalam pengurusan data telah terbukti berupaya meningkatkan kecekapan pentadbiran serta berpotensi untuk diterapkan secara meluas dalam sistem pengurusan maklumat berkaitan individu yang memerlukan bantuan iaitu asnaf di negara ini. Pelaksanaan sistem pengurusan pangkalan data yang sistematik dan effektif membolehkan penyusunan data asnaf dilakukan dengan lebih teratur serta membantu NGO mengenal pasti dan menyokong golongan yang memerlukan dengan lebih efisien melalui teknologi telefon pintar. Sehubungan itu, kajian ini bertujuan mengenal pasti faktor-faktor utama yang menentukan ciri-ciri kritikal sistem pengurusan pangkalan data yang dikhususkan untuk penyimpanan maklumat individu dalam kategori ini serta merangka garis panduan bagi pembangunan aplikasi yang efektif dalam konteks tersebut. Kajian ini menggunakan reka bentuk penyelidikan kualitatif dengan kaedah temu bual separa berstruktur yang melibatkan 12 informan daripada lapan badan bukan kerajaan (NGO) dan agensi berkaitan. Dapatan kajian yang dianalisis menggunakan perisian ATLAS.ti telah mengenal pasti enam faktor utama yang mempengaruhi penentuan ciri-ciri sistem pengurusan pangkalan data, yang berupaya meningkatkan keberkesanan pengurusan maklumat secara sistematik dalam kalangan NGO dan agensi kerajaan. Faktor-faktor tersebut merangkumi objektif dan keperluan aplikasi, fungsi sistem, jaminan keselamatan data, kos pembangunan dan operasi sistem, keperluan penyelenggaraan berkala, serta dokumentasi manual dan arahan penggunaan. Implikasi kajian ini telah membawa kepada pembangunan garis panduan komprehensif bagi aplikasi sistem pengurusan data yang berkesan, dikenali sebagai Database Management System Guidelines for Asnaf-Individuals in Need (GAIN), yang dapat dijadikan rujukan utama bagi NGO dan agensi berkaitan dalam usaha mereka menyampaikan bantuan secara
lebih tersusun dan sistematik.

Kata kunci: Pengurusan data; garis panduan; asnaf; aplikasi telefon pintar; kerja sosial