ANALISIS PEKERJAAN KAKITANGAN PELAKSANA UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA (Job Analysis Among Support Staff in Universiti Kebangsaan Malaysia)

Abstract

Analisis pekerjaan perlu disemak semula dari masa ke masa untuk memastikan ianya selaras dengan kehendak dan strategi semasa organisasi. Keperluan untuk menyemak semula ini tidak terkecuali dalam konteks UKM yang telah diangkat sebagai salah sebuah universiti penyelidikan bagi mempastikan kakitangan dapat melaksanakan kerja secara lebih berkesan. Tujuan kajian dijalankan adalah untuk menyemak semula senarai kerja terkini kakitangan pelaksana UKM selaras dengan statusnya sebagai sebuah universiti penyelidikan. Kajian ini menggunakan dua kaedah iaitu tinjauan soal selidik konvensional dan perbincangan kumpulan terfokus. Soal selidik telah diedarkan dan dijawab oleh kakitangan pelaksana UKM yang terdiri daripada pekerja Gred N17, N22 dan N27. Sebanyak 37 set soal selidik berjaya dikutip dan dianalisis menggunakan perisian Nvivo dan SPSS Statistik versi 21. Penggunaan kaedah perbincangan kumpulan terfokus dapat meningkatkan ketepatan maklumat yang terkumpul.  Selepas dilakukan semakan semula dan diselaraskan dengan maklumat yang terdapat dalam sistem O*NET, hasil kajian mendapati terdapat tujuh skop kerja pengkeranian yang telah dikenalpasti iaitu pengendalian peralatan pejabat, fungsi khidmat pelanggan, pengurusan fail dan rekod, urusan surat menyurat, penyediaan dokumen, urusan penjadualan kerja  dan urusan pengumpulan maklumat. Namun begitu, hasil analisis faktor menunjukkan bahawa hanya terdapat lima skop kerja yang melibatkan kerja kakitangan di pusat tanggungjawab yang terlibat kajian ini. Skop kerja berkenaan meliputi fungsi khidmat pelanggan, pengurusan fail dan rekod, urusan surat-menyurat, penyediaan dokumen dan urusan pengumpulan maklumat. Skop kerja ini diyakini dapat memberi sokongan ke arah usaha menjadikan UKM sebagai sebuah universiti penyelidikan.

__________________________________

Job analysis needs to be revised from time to time to ensure that it is in line with the organization's current needs and strategies. The need to revise this is no exception in the context of UKM which has been appointed as one of the research universities to ensure staff can perform more effectively. The purpose of the study was to revise the recent job description UKM’s support staff in line with its status as a research university. This study uses two methods, first, the conventional research questionnaire and second, the focus group discussion. The questionnaire was distributed and answered by UKM support staff consisting of Grade N17, N22 and N27 employees. A total of 37 sets of questionnaires were successfully collected and analyzed using Nvivo and SPSS Statistical version 21. The use of focus group discussion methods helps improved the accuracy of the collected information. Subsequently, these information were reviewed and coordinated with the information contained in the O * NET system. The findings show that there are seven identified job scope of clerical work i.e. office equipment handling, customer service functions, file management and records, correspondence arrangements, document preparation, scheduling arrangements work and information gathering. However, the results of the factor analysis show that there are only five job scopes involving staff duties at the respective department under studied. The job scope covers customer service functions, file management and records, correspondence, document preparation and information gathering. These job scopes are believed could provide further support towards making UKM a research university.